Machen Sie sich startklar fürs digitale Bewerbermanagement

Im Recruiting ist Geschwindigkeit Gold wert. Denn wer schnelle HR-Prozesse hat, gewinnt auch schneller qualifizierte neue Mitarbeiter – bevor sie bei den Marktbegleitern anheuern. Geeignete Software-Unterstützung schafft die Grundlage dafür. Aber worauf kommt es bei der Einführung eines Bewerbermanagement-Systems an?

Der Fachkräftemangel hat uns nach wie vor fest im Griff. Das führt gerade im Recruiting zu enormem Druck. Denn der Wettbewerb um vielversprechende Mitarbeiter ist hart geworden. Wer die besten Kandidaten für sich gewinnen möchte, muss schnell sein. Unternehmen können es sich nicht mehr leisten, Unterlagen auszudrucken, per Hauspost an die Fachabteilungen zu verschicken und erst Wochen später zum Vorstellungsgespräch einzuladen. Denn dann hat der Bewerber vielleicht längst schon bei einem Wettbewerber angeheuert. Stattdessen ist es wichtig, von Anfang an eine positive Candidate Experience zu bieten – mit schnellen Reaktionszeiten und einer persönlichen Ansprache. Um dies zu gewährleisten, ist Software-Unterstützung durch ein Bewerbermanagement-System unverzichtbar. Dieses speichert alle Bewerbungsunterlagen zentral, bietet allen Beteiligten im Unternehmen jederzeit Zugriff und leitet durch den kompletten Recruiting-Prozess. Das sorgt für erheblich kürzere Durchlaufzeiten. Worauf man bei der Einführung einer solchen Software achten sollte, zeigen die folgenden Fragen:

Wie sieht der Ist-Zustand aus?

Zunächst einmal sollten Sie analysieren, wo es aktuell im Bewerbungsprozess hakt und wo Engpässe entstehen. Daraus ergibt sich, welche Aufgaben die Software lösen soll. Außerdem ist es wichtig, die erforderlichen Schnittstellen zu klären. Braucht das System zum Beispiel denn tatsächlich eine SAP-Anbindung? Und wollen Sie Unterlagen künftig per E-Mail, über ein Online-Portal oder per Post annehmen? Um solche Fragen zu beantworten, müssen HR- und IT-Abteilung eng zusammenarbeiten.

Welche Prozessschritte haben wir?

Im Idealfall lässt sich die Bewerbermanagement-Software individuell an die Prozesse im Unternehmen anpassen. Dafür müssen Abläufe und Verantwortlichkeiten genau geklärt sein. Analysieren Sie, welche Stationen eine Bewerbung durchläuft und wer dabei welche Aufgaben übernimmt. Anschließend kann ein guter Software-Anbieter den Workflow passgenau im System umsetzen.

Welchen Funktionsumfang brauchen wir?

Ein gutes Bewerbermanagement-System deckt nicht nur den aktuellen Bedarf ab, sondern bietet auch Entwicklungsmöglichkeiten. Am besten starten Sie mit den Funktionen, die Sie unbedingt benötigen, überlegen aber auch schon, was in Zukunft wünschenswert ist. Wie wäre es zum Beispiel mit einer Multiposting-Funktion, die Stellenangebote via „Mausklick“ in vielen verschiedenen externen Jobportalen gleichzeitig veröffentlicht? Oder einem Talentpool, der Unterlagen von interessanten Bewerbern speichert, sofern diese ihr Einverständnis gegeben haben? Empfehlenswert ist auch eine Analytics-Funktion, mit der Sie wichtige HR-Kennzahlen wie zum Beispiel die Time to Hire schnell und einfach ermitteln können.

Wollen wir das System in der Cloud oder On Premise betreiben?

Ist das Bewerbermanagement-System webbasiert, können Mitarbeiter von beliebigen Standorten und Endgeräten darauf zugreifen. Eine solche Lösung bietet hohe Flexibilität, schnelle Reaktionszeiten und entlastet die eigene IT-Abteilung. Wichtig ist dabei, dass Sie einen Anbieter wählen, der sein Rechenzentrum in Deutschland betreibt und die DSGVO einhält. Eine On-Premise-Lösung behält dagegen alle Daten im eigenen Haus, verursacht aber gegebenenfalls auch erhebliche Kosten- und Zeitaufwand für die interne IT-Abteilung.

Anbieter auswählen, Mitarbeiter mitnehmen und los geht‘s

Sind die Anforderungen an die Software definiert, geht es an die Auswahl eines geeigneten Anbieters. Dieser sollte über nachweisbare Expertise verfügen und in der Lage sein, flexibel auf Ihre Wünsche einzugehen. Die Einführung des neuen Systems kann außerdem nur ein Erfolg werden, wenn die Mitarbeiter es auch gerne einsetzen. Deshalb ist es wichtig, alle Betroffenen frühzeitig über die Umstellung zu informieren, ihnen die Vorteile zu erklären und sie mit optionalen Schulungen zu unterstützen. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, können Sie mit Ihrem digitalen Bewerbermanagement durchstarten.

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Steffen Michel
Steffen Michel ist Geschäftsführer und Gründer von MHM HR, einem führenden Anbieter von eRecruiting- und Talentmangement-Softwarelösungen „made in Germany“. In dieser Rolle ist er für die Unternehmensentwicklung und die kaufmännische Leitung des Unternehmens zuständig. Michel verfügt über mehr als 25 Jahre kaufmännische Erfahrung, umfassende Kenntnisse im Bereich HR-Software und hat MHM HR seit der Gründung 2001 kontinuierlich zu einem der führenden deutschen Anbieter für maßgeschneiderte HR-Software auf Basis von Systemstandards ausgebaut.

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