Nutzen Sie den Schwung, der durch das Näherrücken des Frühlings entsteht. So wie ein Frühjahrsputz im Haus ein befreiendes Gefühl verschafft, so möchten wir mit unseren Tipps Ihr Recruiting durchlüften. Wie auch beim Aufräumen gilt: Vor sich herschieben bringt nichts. Der Berg wird nur noch größer. Also nichts wie ran und anfangen mit etwas Einfachem, aber sehr effektivem:

Ausmisten I: Korrespondenzvorlagen entschlanken

Geht es Ihnen hier wie mit dem eigenen Kleiderschrank? Alles voll, aber nichts Passendes dabei? Vorlagen haben die Angewohnheit, schleichend zuzulegen. Aus einem Sonderfall – „das fehlt wirklich und ist unbedingt noch notwendig“ – wird schnell ein undurchschaubarer Wust für jede Eventualität. Beispiele gefällig?

  • Absageschreiben, nach dem 1. Interview, für Azubistellen, mit Info nächster Durchgang, etc.
  • Zwischeninformation, Auswahl dauert länger, nach Assessment, nach Telefoninterview, etc.
  • Aufforderung Talentpool Registrierung, besondere Wertschätzung, nach Absage bei 2. Interview, etc.

Wenn Sie sich bei Ihren Vorlagen an ein paar Grundregeln halten, wird alles übersichtlicher: Setzen Sie sich ein Limit (z. B. max. 10 Vorlagen) und schauen Sie, dass diese gut gemacht sind. Wählen Sie geeignete Formulierungen und prüfen Sie den Inhalt auf AGG-Konformität.

Zeit für Neues I: Stellenausschreibung verjüngen

Sind Ihre Stellenausschreibungen noch zeitgemäß? Und sehen das auch andere so?

Um das Thema anzupacken gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Entweder Sie trauen sich selbst eine Generalüberholung zu (bitte nur, wenn Sie grafisch begabt und technisch versiert sind) oder Sie suchen sich einen Grafiker.
  2. Oder Ihre Marketingabteilung ist sowieso dafür zuständig (Stichwort: Corporate Design) und Sie stoßen ein gemeinsames Make-Over an.

Nehmen Sie dafür ruhig etwas Geld in die Hand und sparen Sie dieses lieber bei Ausschreibungskanälen ein, die eh nicht mehr effizient sind. Diese Kanäle können Sie in diesem Zusammenhang nämlich direkt mal auf den Prüfstand stellen und rausfinden, welche noch lohnend sind und welche nicht.

Zeit für Neues II: Die eine, große Sache

Wie wäre es mit einer neuen Recruiting-Initiative? Mal etwas Neues wagen! Ohne neue Impulse verliert auch Ihr Team an Motivation und aus guten Recruitern werden Gewohnheits-Recruiter.

Was könnte Ihre Initiative sein? Dafür gibt es kein Patentrezept. Es hilft, wenn Sie sich Ihre Herausforderungen anschauen: Was drückt Sie im Recruiting am meisten? Welche Kennzahl würden Sie gerne verbessern? Welches Feedback kommt von Bewerberseite? Was sagen Ihre Mitarbeiter zu Ihrer Recruitingarbeit?

Falls Ihre Idee steht, aber das Geld knapp ist: Planen Sie bereits jetzt Budget für Ihre große Idee im nächsten Geschäftsjahr ein! Und vereinbaren Sie klare Schritte, damit es auch auf lange Sicht nicht im Tagesgeschäft untergeht.

Ausmisten II: Datenschutz prüfen

Einmal im Jahr sollten Sie sich die Zeit nehmen, sich Ihrem Datenschutz zu widmen. Folgende Fragen helfen dabei zu klären, ob Sie beruhigt Ihrem Datenschutzbeauftragten in die Augen schauen können:

  • Ist Ihre Datenschutzerklärung für Bewerber noch rechtlich auf dem neusten Stand?
  • Ist Ihre Datenschutzerklärung noch inhaltlich richtig? Stimmt das, was Sie versprechen, mit Ihrem Prozess überein?
  • Funktioniert Ihr versprochener Prozess?
  • Wissen dies z. B. auch Ihre Führungskräfte? Sind alle Bewerbungsunterlagen, die per Email versendet oder ausgedruckt wurden, wirklich vernichtet?
  • Sollten Sie gegebenenfalls ein kurzes Online-Training als Auffrischung anbieten?
  • Wenn Sie ein Recruiting-System unterstützt: Prüfen Sie, ob im System alle Einstellungen konform mit Ihrer Datenschutzerklärung eingerichtet sind. Übersteigt das Ihre technischen Fähigkeiten, dann fragen Sie Ihren IT-Spezialisten dazu.

Datenschutz mag nicht die spannendste Aufgabe sein. Aber es ist ein gutes Gefühl zu wissen, dass Sie rechtlich auf der sicheren Seite sind.

Feedback Time I: So wollen wir arbeiten

Wie wäre es mit einem offenen Gespräch im Team über Abläufe und Prozesse im Recruiting-Alltag? Meist liegen Wunsch und Wirklichkeit auseinander und der auf Papier vorgegebene Prozess passt einfach nicht zu Ihrem Arbeitsalltag.

Vereinbaren Sie ein Meeting mit dem gesamten Team und stellen Sie (sich) die folgenden Fragen:

  • Welche (Teil-)Prozesse laufen reibungslos?
  • Stimmt bei diesen auch die Qualität des Ergebnisses?
  • Bei welchen Abläufen stehen Hindernisse im Weg?
  • Wie werden diese umgangen und warum?
  • Gibt es einen besseren Weg um an das Ziel mit dem erwünschten Ergebnis zu kommen?
  • Was sind Ziele und gewünschten Ergebnisse im Detail?

Diskutieren Sie offen, was besser gemacht werden kann, vor allem realitätsnah.

Feedback Time II: Der Auftraggeber ist König

Wagen Sie es und fragen Sie doch mal Ihre Führungskräfte, ob Sie mit dem Service Ihres Recruiting-Teams zufrieden sind.

Egal, ob Sie diese mit einem kurzen Fragebogen anonym befragen oder lieber direkt ins Gespräch gehen, wichtig ist die Wertschätzung des Austauschs. Nehmen Sie alle Punkte mit und geben Sie gewissenhaft eine Antwort darauf. Gehen Sie auch auf Punkte ein, die Sie nicht so sehen oder welche für Sie eher absurd oder schlicht falsch sind. Genau diese Wertschätzung schafft das Verständnis, dass Sie sich als echter Dienstleister sehen und sich auch verbessern wollen. Natürlich kann nicht alles sofort geändert werden, aber in einem Gespräch können Unklarheiten und Missverständnisse schneller aus der Welt geschafft werden.

Zeit für Neues III: Software-Unterstützung, die wirklich hilft

Software ist für die einen zum Gähnen, für die anderen ein rotes Tuch. Gleichzeitig ist uns allen bewusst, dass ohne gute Software-Unterstützung unser Arbeitsleben nicht mehr funktioniert. Ab einer bestimmten Größenordnung (Aufgaben, Daten, Kandidaten, offene Stellen, etc.) macht ein „Superhirn“ einfach Sinn.

Folgende Fragen sind nützlich, um den aktuellen Stand Ihrer IT-Unterstützung zu beurteilen:

Sie haben bisher noch keine Recruiting-Software im Einsatz?

  • Haben wir die kritische Größenordnung erreicht? Sprich, haben wir Mühe so weiterzuarbeiten wie bisher – bei gleichbleibender Qualität?
  • Können wir alle rechtlichen AGG- und DSGVO-Anforderungen sicherstellen?
  • Sind wir gewappnet für eine Zukunft mit sich weiter verstärkenden Fachkräftemangel?
  • Wären wir bereit, Budget für eine Modernisierung einzusetzen?
  • Wenn ja, können wir eine Aufwand-Nutzen-Kalkulation dazu erstellen, um unsere Geschäftsleitung zu überzeugen?

Sie haben bereits eine Recruiting-Software im Einsatz?

  • Wie sieht unsere bisherige IT-Unterstützung aus? Gibt es (zu) viele Schnittstellen? Gehen Informationen verloren? Verlieren wir zu viel Zeit im Prozess?
  • Wie lange ist die Software bereits im Einsatz? Haben wir regelmäßig geprüft, ob es nützliche Weiterentwicklungen oder neue Funktionen gab?
  • Ist unsere Software DSGVO-konform? Können wir alle Datenlöschungen durchführen und nachvollziehen?
  • Erfüllt die jetzige Software unsere heutigen und vor allem zukünftigen Anforderungen?

Wenn Sie jetzt Handlungsbedarf entdeckt haben, hier eine gute Nachricht für Sie: Am 13. & 14. März stehen wir für all Ihre Fragen zur Verfügung. Besuchen Sie uns und lernen Sie Recruiting mit SAP SuccessFactors ganz entspannt kennen. Wir freuen uns auf Sie am Stand F.15!

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