Das Rekrutieren gut ausgebildeter Fachkräfte ist zeit- und kostenintensiv. Immer mehr Unternehmen erkennen, wie wichtig eine schnelle Integration der neuen Mitarbeiter ins Arbeitsumfeld ist, um die New Hires nicht gleich wieder zu verlieren. Mit der Vertragsunterschrift eines neuen Mitarbeiters sollte nicht die Aufmerksamkeit für ihn oder sie enden. Das bedeutet: Auch zwischen Vertrag und Start und vor allem auch nach Ankunft des Mitarbeiters im Unternehmens sollte man sich um ihn kümmern, ihm seinen Start erleichtern und ihm mit Rat und Tat zur Seite stehen. Kurzum: ihn „onboarden“.
Eine Onboarding-Software kann die HR-Abteilung und Verantwortlichen beim systematischen Onboarding unterstützen.
Bis zu ein Viertel der neuen Mitarbeiter verlässt den neuen Job noch innerhalb der Probezeit. Eine hohe Zahl, denn Fehlbesetzungen oder Trennungen sind kostspielig und führen zu Wettbewerbsnachteilen am Markt. Handelt es sich dabei gar um eine Führungskraft, muss Schätzungen zufolge etwa das doppelte Jahresgehalt für eine Neueinstellung gerechnet werden. Hohe Absprungraten haben zudem einen negativen Einfluss auf die Arbeitsatmosphäre im Team. Interne Spannungen wiederum führen zu weniger Produktivität. Warum aber kündigen viele so schnell? Eine unzureichende Einarbeitung ist einer der Gründe.
Mitarbeiterbindung noch vor dem ersten Arbeitstag
Onboarding, also alle Maßnahmen, die die Eingliederung neuer Mitarbeiter fördern, kann die Anfangsfluktuation verhindern helfen. Dieser Prozess beginnt bereits nach Vertragsabschluss, denn es gibt zahlreiche frisch rekrutierte Kandidaten, die sogar noch vor dem ersten Arbeitstag kündigen.
Das Onboarding lässt sich insgesamt in vier verschiedenen Phasen unterteilen. Die erste Phase, die „Absichtserklärung“, endet mit der Vertragsunterschrift. Ob diese Phase bereits beim ersten Interviewtermin beginnt oder erst, wenn das konkrete Vertragsangebot vorliegt, kann jedes Unternehmen selbst definieren. Wichtig ist, in der Zeit vor der Vertragsunterschrift, dem Kandidaten bereits ein gutes Gefühl zu geben und ihn nicht an einen anderen, attraktiven Arbeitgeber zu verlieren.
Gefolgt wird diese Phase vom „Preboarding“: Der Vertrag ist unterschrieben, und der Kandidat ist somit zum neuen Mitarbeiter geworden. Im Schnitt dauert der Einstellungsprozess ca. 12 Wochen. Hier gibt es viele Leerphasen, beispielsweise die einzuhaltende Kündigungsfrist beim alten Arbeitgeber, die zu überbrücken sind. Strukturierte Prozesse, die schon weit vor dem ersten Arbeitstag starten, helfen, den neuen Mitarbeiter zu binden. So kann eine Einladung zur Firmenveranstaltung oder zum Mittagessen dazu beitragen, dass sich der neue Mitarbeiter von Anfang an wohlfühlt. Außerdem lässt sich in dieser Zeit bereits lästiger „Papierkram“ abarbeiten, wenn dieser strukturiert und übersichtlich an den neuen Mitarbeiter übergeben wird. Tipp: Halten Sie Kontakt, bieten Sie einen direkten Ansprechpartner an und bleiben Sie verbindlich. Wie bei fast allen Themen in der heutigen Zeit kommt es auch hier auf schnelle Antwortzeiten und Verlässlichkeit sowie Transparenz an.
Ab dem ersten Arbeitstag spricht man von der dritten Phase, der Phase des eigentlichen „Onboardings“. Diese erstreckt sich über die ersten Monate im Unternehmen, meistens bis zum Ende der Probezeit.
Anschließend folgt die Phase der „Betreuung“, denn jeder Mitarbeiter sollte auch langfristig betreut und gefördert werden.
Man kann nicht „nicht onboarden“
Oft haben Unternehmen viele tolle Ideen und auch motivierte Mitarbeiter im Recruiting. Leider gibt es meist keinen einheitlichen und strukturierten Prozess, der allen Beteiligten, ob Personalsachbearbeiter, Führungskraft oder neuem Mitarbeiter, gleichermaßen Sicherheit gibt. Außerdem fehlt es häufig an Zeit und manchmal leider auch an dem Verständnis, dass alle Maßnahmen im Onboarding weder über Nacht zum Erfolg führen noch völlig ohne Investition auskommen. Für einen gelungenen Onboarding-Prozess bedarf es sowohl Budget als auch genügend Zeit und Engagement von der Personalabteilung, den Führungskräften und den Mitarbeitern.
Praktische Umsetzung
Am Onboarding sind mehrere Mitarbeiter beteiligt, die nicht unbedingt fachlich etwas miteinander zu tun haben. Somit kann die Koordination von Aufgaben mit allen Beteiligten schwierig sein. Zudem findet bei vielen Unternehmen das Onboarding anhand von Excel-Listen statt, die oft nicht aktualisiert und somit unübersichtlich werden; es entstehen Verständnis- und Verständigungsprobleme zwischen allen Beteiligten, die im schlimmsten Fall der neue Mitarbeiter direkt zu spüren bekommt. Der gute erste Eindruck ist somit schnell dahin.
Eingestellt wird zum Beispiel ein Marketing-Manager. Beteiligt ist dabei nicht nur der Teamleiter Marketing, sondern auch die Personalabteilung, die IT wegen der Einrichtung des Arbeitsplatzes, das Office-Management für den Willkommensgruß und ggf. noch ein Buddy“ – ein Kollege, bestenfalls auf gleicher hierarchischer Stufe – usw.. Diese Personen sitzen selten direkt nebeneinander und können sich nicht schnell absprechen.
Somit wird es immer wichtiger, dass ein vorher abgestimmter Prozess für das Onboarding von neuen Mitarbeitern zur Verfügung steht, in dem alle Beteiligten berücksichtigt werden und klare Aufgaben zugewiesen bekommen. Die Personalabteilung koordiniert alle geplanten Aufgaben und kontrolliert, dass Termine eingehalten werden. Die Führungskraft hingegen erlebt den Mitarbeiter jeden Tag direkter und hat dadurch auch die Aufgabe, der persönliche Ansprechpartner zu sein und seine Mitarbeiter durch Wertschätzung und Kompetenz zu motivieren. Der sogenannte „Buddy“ sorgt für die soziale Integration des neuen Mitarbeiters, das heißt er erklärt ungeschriebene Regeln wie zum Beispiel die Mittagszeiten.
Alle Aufgaben im Überblick zu behalten und Deadlines nicht zu vergessen, kann dabei nicht nur für die Personalabteilung, sondern auch für die einzelnen Beteiligten schnell zur Mammutaufgaben werden – vor allem, wenn mehrere Einstellungen gleichzeitig erfolgen. Hier kann z. B. eine Software dabei unterstützen, Aufgaben nachzuhalten, die Kommunikation mit dem neuen Mitarbeiter zu erleichtern, Prozesse einheitlich zu gestalten und eine Nachverfolgung zu ermöglichen.
Denn am Ende zählt nur: mit einem durchdachten Onboarding ermöglicht man neuen Mitarbeitern einen guten Start, erhöht die Motivation und sorgt dafür, dass sich der neue Mitarbeiter ab dem ersten Arbeitstag wohl und willkommen fühlt.
Die wichtigsten Eckpunkte für ein gelungenes Onboarding:
- Der Arbeitsplatz sollte für den 1. Tag fertig eingerichtet sein
- Halten Sie den Kontakt bis zum 1. Arbeitstag
- Bedenken Sie, dass je nach Position (z. B. Führungskraft oder Azubi, Ingenieur oder Marketing Manager) , der Onboarding-Prozess unterschiedlich ausfallen sollte
- Stellen Sie dem neuen Kollegen ggf. einen Buddy an die Seite, der sowohl sozial, als auch von der Hierachiestufe zu ihm passt
- Ein Einarbeitungsplan für den neuen Kollegen kann ihm helfen, step by step im Unternehmen anzukommen
- Führen Sie regelmäßig Feedbackgespräche
Quelle: d.vinci Onboarding Software
