Schnell und transparent: Ausbildung besser planen dank Software

Ausbildung Planung HR-Software
Austin Distel/Unsplash

Die betriebliche Ausbildung ist gerade für mittelständische Unternehmen wichtig, um den Fachkräftenachwuchs zu sichern. Ausbilder müssen oft viel Zeit und Mühe für diese verantwortungsvolle Aufgabe aufwenden und das Thema selbst angehen. Eine spezielle HR-Software kann Deinem Unternehmen helfen, die Planung und Steuerung der Ausbildung in den Griff zu bekommen.

Für eine eigene betriebliche Ausbildung gibt es gute Gründe: Den hauseigenen Fachkräftenachwuchs zu sichern, ist vor allem für mittelständische und weniger bekannte Unternehmen sehr wichtig. Es ist eine echte Chance, Talente zu entdecken und zu fördern. Das schafft Zukunftsperspektiven für junge Menschen und stärkt damit auch Standort und Region. Die Ausbildung im eigenen Unternehmen bringt aber auch einiges an Arbeit mit sich. Und das nicht nur, weil Lehren und Lernen immer Geduld und Mühe erfordern, sondern auch weil es bereits im Vorfeld sehr viel zu planen und zu organisieren gibt.

Warum Organisation im Eigenbau viel Zeit kostet und fehlerbehaftet ist

Die Ausbildungsrahmenpläne der IHK schreiben vor, dass zunächst individuelle Ausbildungspläne erstellt werden müssen. Dazu gleicht ein Unternehmen die Vorgaben zu Lernzielen und Zeiträumen aus den Rahmenplänen mit den Kompetenzen und Kapazitäten im eigenen Unternehmen ab: Welche Lerneinheiten sollten in welchen Abteilungen absolviert werden? Wieviel Zeit ist für die Ausbildung an den einzelnen Lernstationen einzuplanen, wann stehen ausreichend Arbeitsplätze zur Verfügung? Die Unterrichtszeiten der Berufsschulen und Zeiten für die Prüfungsvorbereitung müssen dabei ebenso berücksichtigt werden, wie dienstliche oder urlaubsbedingte Abwesenheiten der Ausbilder in den Abteilungen.

Meist werden auch mehrere Azubis pro Jahr eingestellt, die dann nicht alle gleichzeitig in einer Abteilung geschult werden können, sondern die Abteilungen im Wechsel durchlaufen. Diese rotierenden Einsätze müssen jedoch sorgfältig geplant werden. Schon bei fünf oder zehn Auszubildenden pro Lehrjahr, mit oft unterschiedlichen Fachrichtungen und einer durchschnittlichen dreijährigen Ausbildungszeit, ist das eine organisatorische Herausforderung. Hinzu kommen Abstimmung und Kommunikation mit den einzelnen Abteilungen im Betrieb. Das heißt: Mailanfragen, Abstimmungsschleifen, Aktualisierungen – nicht selten kursieren dann mehrere Planungsversionen parallel, was zu Verwirrung führen kann. Und schließlich sind auch während der gesamten Ausbildungszeit die Lernfortschritte zu verfolgen und Berichtshefte zu führen.

Es kostet viel Zeit, all diese Planungsprozesse mit „Bordmitteln“, also vorhandenen Office-Programmen, Mails, Ordnern und Planwänden zu erledigen. In diesem Zusammenhang erleichtern digitale Hilfsmittel Szenario-Planungen, Optimierungen und Abbildungen des Workflows um einiges. Mit Hilfe spezieller, meist modular aufgebauter, HR-Software und smarten Matching-Algorithmen kannst Du die Planung und Kontrolle der betrieblichen Ausbildung weitgehend automatisieren. Sowohl Ausbilder als auch Personalverantwortliche werden auf diese Weise von organisatorischen Aufgaben entlastet.

Mit spezieller Software schneller und übersichtlicher planen

Eine Möglichkeit, die betriebliche Ausbildung mit Software-Unterstützung organisieren zu können, bietet die Lösung von rexx systems: Das Modul „Ausbildungsmanagement“ hilft Dir dabei, einen genauen Überblick zu behalten. Es enthält im Standard die IHK-Rahmenpläne für über 400 Ausbildungsberufe, mit genauen Beschreibungen der einzelnen Lernziele und den dafür vorgesehenen Zeiten. Dabei werden die Kompetenzprofile der einzelnen Abteilungen im Unternehmen bei der Einführung der HR-Basislösung erfasst und im Organigramm hinterlegt.

Dann müssen nur noch die Pläne der jeweiligen Berufsschule hinzugefügt werden und schon stehen Dir alle nötigen Daten für die Berechnungen zur Verfügung. Matching-Algorithmen gleichen die Lernziele der einzelnen Azubis mit den Lernstationen und Lernkapazitäten der Abteilungen ab. Die Software erstellt für dich passende Planungsvorschläge, die bei Bedarf noch angepasst werden können.

Die Lernfortschritte und die Berufsschulnoten der Azubis lassen sich an den einzelnen Lernstationen automatisch ermitteln. Die Berichtshefte sind ebenfalls digitalisiert.  Hierbei vereinfachen Textbausteine zusätzlich die Dokumentation. Die Prüfung und Freigabe der einzelnen Arbeitsberichte sowie die Benachrichtigungen über Planänderungen laufen automatisiert über den System-Workflow.

Qualität der Ausbildung verbessern

Über das im System hinterlegte Bewertungstool können die Azubis ihr Feedback zur Wissensvermittlung an den einzelnen Lernstationen geben. Ebenso können dort die Ausbilder die Leistungen der Azubis beurteilen. Sind alle Lernziele erreicht, lassen sich also in der jeweiligen Abteilung die Lerninhalte wie geplant und auch gut verständlich für die Auszubildenden vermitteln.

Insgesamt erreicht Dein Unternehmen durch solch eine digitalisierte Ausbildungsplanung dementsprechend mehr Transparenz – und das auf einem effizienten Weg. Die Ausbilder haben jederzeit den Gesamtüberblick, wie gut die Azubis oder dualen Studenten vorankommen, können die Ergebnisse auswerten und so die Qualität der Ausbildung weiter verbessern. Azubis haben wiederum die Möglichkeit, ihren kompletten Lernpfad und alle abgelegten Dokumente über ihr Self-Service-Portal einzusehen. Dies geschieht unter einer einheitlichen, nutzerfreundlichen Oberfläche, so wie sie das auch sonst aus ihrem persönlichen Lebensumfeld gewohnt sind. Nicht zuletzt wird auch das Berichtsheft digital bearbeitet.

Die Automatisierung spart viel Zeit und minimiert Fehler. Ausbildungsbetriebe können sich nun intensiver um die persönliche Betreuung der Azubis kümmern, etwa in Feedbackgespräche und individuellere Förderung. Der Schritt ins Berufsleben ist für die Jugendlichen mit großen Veränderungen verbunden, es gibt dabei mehr zu erlernen als reines Fachwissen und hier sind Ausbildungsverantwortliche oft auch als Berater und Unterstützer gefragt – mit Hilfe einer solchen HR-Management-Software ist dabei der erste Schritt in die richtige Richtung gelegt.

Florian Walzer
Head of sales & marketing at rexx systems GmbH

Florian Walzer ist Head of sales & marketing der rexx systems GmbH. Er beschäftigt sich seit rund zehn Jahren in leitender Position mit Digitalisierung im HR. Neben Erfahrungen im Personalmarketing und active sowie passive sourcing hat es über die Jahre Expertise in alles Facetten von Bewerber- und Personal- bzw. Talentmanagement aufgebaut.

Florian Walzer

Florian Walzer ist Head of sales & marketing der rexx systems GmbH. Er beschäftigt sich seit rund zehn Jahren in leitender Position mit Digitalisierung im HR. Neben Erfahrungen im Personalmarketing und active sowie passive sourcing hat es über die Jahre Expertise in alles Facetten von Bewerber- und Personal- bzw. Talentmanagement aufgebaut.