Wer Candidate Experience erreichen will, muss auf eine positive Hiring Manager Experience bauen können. Die Hiring Manager sind die Schlüsselfaktoren, aber oft auch die Nadelöhre bei Stellenbesetzungen. Sie definieren die Kriterien für die Personalauswahl, beeinflussen wesentlich die Dauer des Recruitingprozesses, sind das Gesicht des Arbeitgebers hin zu den relevanten Kandidaten und treffen letztlich die Einstellungsentscheidung – oder auch nicht. Funktioniert das Zusammenspiel, zahlt das auch auf eine positive Candidate Experience und einen schnelleren Rekrutierungserfolg ein.
Damit aus Personalern/Recruitern und Hiring Managern ein „Dreamteam“ wird, ist es wichtig, die wesentlichen Touchpoints und deren kritische Erfolgsfaktoren zu kennen sowie generelle Kooperationsstrategien zu beherzigen.
Touchpoints zwischen Recruiter und Hiring Manager
Gehen wir von einem eher klassischen Bewerbungsprozess aus, ergeben sich die folgenden Touchpoints:
1. Stellenanforderung und Briefing
2. Ausschreibung
3. Bewerber-Screening und Kandidatenvorschläge
4. Kandidatenvorauswahl
5. Interview & Co.
6. Auswahlentscheidung, Kandidatenfeedback und Vertragsangebot
Professionelles Recruiting spielt hier seine Karten aus. Die Recruiter sind Manager dieses Prozesses. An ihnen liegt es, das jeweilige Recruitingprojekt agil zu steuern, Meilensteine zu planen, den Zeitplan nachzuhalten, Inhalte zu konkretisieren, Rückkopplungsschleifen einzubauen und flexibel auf „Querschläger“ zu reagieren. Schauen wir uns an, wie das gehen kann.
1. Stellenanforderung und Briefing mit Hiring Manager
Bereits an diesem Punkt entscheidet sich vieles. Der Hiring Manager informiert, dass er eine Stelle zu besetzen hat. Und geht oft davon aus, dass jetzt das Recruiting loslegt und in Bälde einige passende Kandidaten zur Auswahl präsentiert. So einfach aber geht gutes Recruiting nicht. Damit diese Wunschvorstellung real werden kann, bedarf es eines Briefings. Und zwar unabhängig davon, ob es sich um eine erstmalige oder eine wiederholte (Nach-) Besetzung handelt und man ein paar Muster-Stellenanzeigen in der Schublade hat. Was zu so einem Briefing alles gehört, haben wir in dem Recruiting Impuls „Starten Sie Stellenbesetzungen mit einer internen Auftragsklärung“ ausführlich beschrieben.
2. Ausschreibung
Wenn alles geklärt ist, kann die Bewerberansprache vorbereitet werden. Hier kann der Recruiter seine Expertise in der Formulierung von Stellenanzeigen auszuspielen, ggf. ergänzende Wege wie Active Sourcing oder die Einschaltung von Personalberatern vorschlagen und Rückkopplungsschleifen ziehen: Ist die Anzeige konkret und prägnant genug? Wird deutlich, warum bestimmte Anforderungen erwartet werden? Passen die genannten Arbeitgeberangebote zur Bewerberzielgruppe? Ist der Jobtitel griffig? Wie sieht es mit der Suchmaschinen-Optimierung aus? Mit welchen Portalen, Medien und Kanälen kann die Zielgruppe erreicht werden. Um hier zu punkten, sollte der Recruiter einschlägige Studien zum Nutzungsverhalten verschiedener Recruitingkanäle ebenso kennen wie Eye-Catching-Studien oder Studien zur Wirkung des Wordings von Anzeigen auf verschiedene Bewerberzielgruppen. Die Mediadaten verschiedener Jobbörsen und anderer Recruitingkanäle zu kennen, ist ebenfalls hilfreich.
3. Bewerber-Screening und Kandidatenvorschläge
Den Bewerbungseingang im Auge zu behalten, ist Sache des Recruiters. Ebenso die Bewertung eingehender Bewerbungen anhand der im Briefing festgelegten Kriterien. Sollten Informationen zur Bewertung fehlen (z.B. fehlende Unterlagen, Gehaltsangaben, Informationen zur Kündigungsfrist), holt er diese ein. Wenn ein ergänzendes Telefoninterview zur Vorauswahl vereinbart ist, führt er dieses zeitnah durch und bewertet es anschließend. Das Ergebnis der Unterlagenanalyse und des Telefoninterviews hält er z.B. über ein Rating und den dazugehörigen Kommentar im Bewerbermanagement-System fest. Das spart dem Hiring Manager Zeit für die Unterlagensichtung und liefert ihm wertvolle ergänzende Informationen.
Auch hier kommt agiles Projektmanagement wieder ins Spiel: Die Führungskraft sollte schnell eine Rückkopplung zu Menge und Qualität des Bewerbungseingangs erhalten. Ggf. auftretende Unklarheiten in der Bewertung von Kandidaten nach Sichtung von Unterlagen oder Führen von Telefoninterviews können in diesem Zusammenhang ebenso abgestimmt werden wie ggf. notwendige Änderungen in der Bewerberansprache (z.B. Hinzunahme anderer Wege, Änderungen an Anzeige etc.). Nur so kann sichergestellt werden, dass in absehbarer Zeit auch Kandidaten zum Kennenlernen empfohlen werden können.
4. Kandidatenvorauswahl durch Hiring Manager
Dabei entsteht sehr häufig der erste Zeitverzug. Denn Personalauswahl ist ja nicht die Hauptaufgabe der Hiring Manager. Weitergeleitete Unterlagen von grundsätzlich passenden Kandidaten werden nicht zeitnah vom Hiring Manager gesichtet. Werden sie dann angeschaut, erhalten Recruiter oft kein Feedback. Regelmäßiges Nachfragen, Hinweise auf die Wichtigkeit einer zeitnahen Rückmeldung an Kandidaten und den verabredeten Zeitplan sind dann notwendige Kommunikationsstrategien. Sollte trotz mehrfacher Kommunikation dieser Art keine Bewegung in den Prozess kommen, sollte man Kante zeigen – und ggf. den Zeitplan mit Ansage nach hinten verschieben und vielleicht sogar, wie Ute Neher in ihrer Funktion als Leiterin Recruiting bei der Deutschen Telekom AG in einem Podcast sagte, die Stelle schließen.
Nicht selten bekommen Recruiter aber auch eine unkonkrete Rückmeldung, dass einzelne Kandidaten irgendwie nicht passen. Dann es gilt zu hinterfragen, was nicht passt und ggf. zu beraten, wie mögliche Mankos behoben oder kompensiert werden können. Wenn der Absagegrund jedoch gravierend ist und ggf. beim Screening schon beachtet werden könnte, sollte diese Rückkopplung auch in den vorherigen Prozess-Schritt integriert werden oder gar in eine Änderung der Anzeige/Ansprache münden.
5. Interview & Co.
In diesem Recruiting-Schritt ist oft schon die Abstimmung eines Termins für das persönliche Kennenlernen schwierig. Daher sollte im Briefing bereits geklärt werden, wann Puffer für Kennenlerntermine freigehalten werden sollten und ob Urlaubs-, Abwesenheits- oder besondere Belastungszeiten anstehen. Bei Terminengpässen sollten Rand- oder Wochenend-Termine oder Video-Interviews in Pausenzeiten kein Tabu sein. In den Köpfen vieler Hiring Manager ist noch immer verankert, dass Kandidaten sich nach ihrem Terminplan zu richten haben. Hier gilt es als Recruiting Business Partner und versierter Kenner von Candidate Experience Studien, die Führungskraft vom Wandel am Arbeitsmarkt zu überzeugen.
Bei der Durchführung von Interviews & Co. sollten Recruiter Akzente setzen. Hiring Manager führen nicht selten Gespräche nach Gutdünken und sehen Recruiter maximal als „schmückendes“ Beiwerk. Als agiler Projektmanager gilt es, das Vorgehen zu hinterfragen und zielführendere Alternativen anzubieten. So kann man vor Interview-Terminen das Vorgehen und individuelle Inhalte besprechen, Tipps für eine gähnfreie persönliche Vorstellung oder einen vorzeitigen Abbruch des Gesprächs geben. Insbesondere sollte man eine Rollenverteilung empfehlen, die die Kompetenzen der Interviewpartner nutzt: Der Hiring Manager ist Experte für Fachthemen sowie rund um Team/ Abteilung. Der Recruiter ist Diagnostik-Experte und sorgt im Interview mit einem maßgeschneiderten Interviewleitfaden für eine bessere Bewertbarkeit von sozialen und persönlichen Anforderungen. Dies hat nicht nur Vorteile für die Qualität der Auswahlentscheidung, es entlastet den Hiring Manager und zeigt Kandidaten, dass ein wertschätzender Umgang auf Augenhöhe miteinander gepflegt wird.
6. Auswahlentscheidung, Kandidatenfeedback und Vertragsangebot
Und auch bei der Auswahlentscheidung spielt der Recruiter eine wichtige Rolle. Statt pauschale Bauchgefühle sprechen zu lassen, kann er die Bewertung des Gespräches durch ein kriterienorientiertes Bewertungsraster objektivieren helfen und für einen besseren Vergleich der Kandidaten sorgen. Sollte sich die Auswahlentscheidung noch etwas verzögern, gilt es die Interviewergebnisse festzuhalten und dem Hiring Manager rückzukoppeln, damit dieser etwas später nochmals darauf zurückgreifen kann. Beides trägt zu einer schnelleren und klareren Auswahlentscheidung bei und unterstützt eine hohe Candidate Experience durch ein zügiges Vertragsangebot und die Möglichkeit einer AGG-konformen Rückmeldung. Gewiefte Recruiter holen sich darüber hinaus auch ein Feedback zum erlebten Recruiting-Prozess bei Kandidaten ein. Und diese gesammelten Informationen spiegeln sie im Zuge einer abschließenden Besprechung der Stellenbesetzung dem Hiring Manager wider, ggf. ergänzt um eigene „Manöverkritik“. Idealerweise besprechen die beiden dann Möglichkeiten, um ggf. geäußerte Kritikpunkte beim nächsten Auswahlprozess zu vermeiden.
Erfolgsfaktoren für positive Hiring Manager Experience
Bringt man das Ganze auf den Punkt, so braucht eine positive Hiring Manager Experience keine Recruiter, die als Umsetzer im Stillen handeln. Es braucht vielmehr Recruiter, die als kompetente Recruiting-Berater sowie aktive und agile Projektsteuerer im Recruiting Prozess fungieren. Dazu ist es wichtig, einige strategische Spielregeln zu beachten, die die Hiring Manager überzeugen, dass sie in guten Händen sind:
1. Transparenz zum Recruitingprozess und seinen Pain Points für alle Beteiligten schaffen
2. Das Geschäft des Hiring Managers verstehen lernen und sich damit auseinandersetzen
3. Mit Zahlen, Daten, Fakten überzeugen – sich mit Studien und Recruiting-Kennzahlen beschäftigen
4. Frühzeitige Klärung der wesentlichen Stellschrauben einer erfolgreichen Stellenbesetzung, laufende Rückkopplung dazu und ggf. Anpassung
5. Es dem Hiring Manager möglichst einfach machen und ihn mit für ihn und seine Stellenbesetzung passenden Instrumenten und Methoden unterstützen
6. Coaching in den Auswahlinstrumenten insbesondere zum Interview
7. Laufende prägnante Kommunikation, klare Positionierung und Empfehlungen
8. Manöverkritik einholen – Feedback nach Stellenbesetzung erbitten und geben
