New Work: Wie Corona unsere Arbeitsweise verändert und wir mit ein paar Kommunikations-Tipps und gut gewählten Tools das Homeoffice meistern

HR-Allgemein 05.20.2020
Homeoffice New Work

Social Distancing, Maskenpflicht, Angst um den Job, Ungewissheit wann und wie es nach Corona weitergeht: die Pandemie stresst uns Menschen aktuell auf verschiedenen Ebenen. Wer als Schutzmaßnahme nun im heimischen Office sitzt und zusätzlich die Kinderbetreuung stemmen muss, weil Kitas wie Schulen geschlossen blieben, ist mit einer psychologisch belastenden Situation konfrontiert.

Leistungsfähig im Job sind wir nur, wenn es uns gut geht. Unter den aktuell gegebenen Voraussetzungen ist es jedoch eine Herausforderung alles unter einen Hut zu bekommen und sich selbst dabei nicht zu vernachlässigen.

Verunsicherung und Angst führen häufig zu irrationalen Entscheidungen und Verhaltensweisen. Hinzu kommt das Arbeiten auf Distanz, was unseren Bedürfnissen als sozialen Wesen nicht entspricht. Gefragt sind in diesen Zeiten viel Verständnis, eine große Portion Feingefühl und eine klare Kommunikation. Vor allem letzteres gestaltet sich gar nicht so einfach, wenn der persönliche Kontakt im Büro wegfällt und beim Einkaufen unter Maske & Co. die Gesichtszüge unseres Gegenübers nur noch erahnt werden können.

Das Kommunikationsverhalten an die neuen Gegebenheiten anpassen

Ein kleiner Trost: wir sitzen alle im selben Boot und haben dieselben Hürden zu meistern. Wer eine Sensibilität für das Thema entwickelt, hat den ersten Schritt schon geschafft. Nun geht es darum, sein Kommunikationsverhalten bestmöglich den neuen Gegebenheiten anzupassen.

Wie fördere ich den Austausch mit den Kollegen*? Wie schaffe ich Transparenz? Wie hole ich mein gegenüber richtig ab? Gerade im zwischenmenschlichen Bereich gibt es einige Dinge, die wir beachten können, um wirksam zu kommunizieren und Vertrauen aufzubauen. Das hat übrigens seine Gültigkeit im privaten wie beruflichen Umfeld. Denn im Grunde genommen wollen wir durch Kommunikation alle „nur“ unsere sozialen Grundbedürfnisse befriedigen: Nähe, Wertschätzung und Gesehen werden.

5 hilfreiche Tipps für erfolgreiche Kommunikation in Zeiten von Corona:

1. Beziehungsebene nicht vernachlässigen

Ein „Wie geht es dir denn heute?“ kann Konversationen bereits von der Sach- auf die Beziehungsebene holen und so den Weg für eine erfolgreiche Besprechung ebnen. Gemeinsame Erlebnisse verbinden – wie wäre es denn mal mit einer virtuellen Kaffeepause mit den Kollegen*?

2. Rechthaben ade

Rechthaben ist Gift für wertschätzende Kommunikation und eine sehr destruktive Art sich Gehör zu verschaffen. Wir alle haben, basierend auf individuellen Erfahrungen und Wahrnehmungen, eine eigene Sicht auf die Dinge. Schwarz-Weiß-Denken ist daher selten ein erfolgsversprechender Ansatz. Hilfreich: Das Weltbild seines Gegenübers zulassen und Ich-Botschaften verwenden, um seinen Standpunkt zu erläutern.

3. Vom Ich, zum Du, zum Wir

Wer klar im Ich ist und wertschätzend mit den Ideen seines Gegenübers umgeht, schafft die Basis für eine gemeinsame, kreative Lösung. Es ist hierbei hilfreich, die eigene Position auch mal zu verlassen und sich in die Perspektive des anderen zu versetzen. Oder:  bei der nächsten Diskussion einmal in die Beobachterrolle versetzen und versuchen verschiedene Standpunkte wertungsfrei zu betrachten.

4. Gesprächspartner abholen

Ein gemeinsamer Gesprächsrahmen schafft eine klar definierte Erwartungshaltung auf beiden Seiten. Wer offen seine Ziele für ein Meeting kommuniziert steckt automatisch einen Rahmen ab. Wichtig: an welcher Stelle befindet sich das Gegenüber gedanklich? Im Zweifel lieber nochmal einen Schritt zurückgehen und ein Thema weiter herunterbrechen, um es für alle greifbar zu machen. So schaffst du Verständnis, dein Gesprächspartner fühlt sich gut abgeholt und kann sich einbringen.

5. Ehrliches Feedback geben

Offenheit und Transparenz sind momentan wichtiger denn je. Da uns „das Gefühl“ eines persönlichen Gesprächs fehlt, muss entsprechendes Feedback ausgesprochen werden. Feedback sollte immer zielorientiert und konstruktiv sein, also die Möglichkeit bieten, daraus etwas zu lernen. Ein gutes Feedback ist beschreibend und vermeidet Interpretationen. Es ist konkret und nachvollziehbar. Auch hier sind Ich-Botschaften von Vorteil.

Corona lässt uns in Sachen „New Work“ nachziehen

Wer diese Regeln berücksichtigt, kann seine Kommunikation auch bei virtueller Zusammenarbeit klar gestalten und positive Veränderungen erzielen. Um diese Tipps erfolgreich umzusetzen, bedarf es einer Infrastruktur, die hierauf ausgelegt ist. Moderne Collaboration Tools bieten vielseitige Möglichkeiten. Darüber hinaus sollten natürlich auch die fachlichen Prozesse entsprechend digitalisiert sein, um dezentral produktiv arbeiten zu können. HR und Recruiting schöpfen hier oftmals noch nicht das volle Potenzial aus.

Laut einer Studie (HR-Software-Report 2019, personal manager & HRM Research Institute) halten 97 % der befragten Personalverantwortlichen aus der DACH-Region HR-Software für wichtig oder sehr wichtig für eine erfolgreiche Personalarbeit.

Spätestens seit Inkrafttreten der DSGVO im Mai 2018 haben viele Personalabteilungen hier bereits nachgezogen. Die aktuelle Situation macht es nun noch deutlicher: Digitalisierung ist Voraussetzung für Zukunftsfähigkeit. Corona wirkt wie ein Brandbeschleuniger. Wer bisher noch nicht gut aufgestellt war, bekommt das spätestens jetzt zu spüren.

Die passende HR-Software kann die Lösung sein

Digitalisierung im HR macht nicht nur die Personalarbeit im Homeoffice Arbeitsfähig. Es wird eine Grundlage für digitale Prozesse im gesamten Unternehmen gelegt. Recruiting remote fortführen, reibungsloses Onboarding, Urlaubsanträge stellen und genehmigen, Feedback dokumentieren, Aktenumläufe koordinieren – die Einsatzbereiche sind vielseitig und unterstützen an vielen Stellen auch die Kommunikation bei virtueller Zusammenarbeit.

4 Learnings aus dem Umzug ins Homeoffice bei Persis

Die Persis GmbH ist gleich zu Beginn der Corona-Pandemie ins Homeoffice umgezogen. Einiges lief sehr gut und aus anderen Dingen dürfen wir lernen. Katja Kolb, Geschäftsführerin bei Persis, zieht ein Fazit:

1. Gut eingerichtete, digitale Infrastruktur ist unerlässlich

Wir waren hier glücklicherweise im Vorfeld schon gut ausgestattet, das Know-how für die Nutzung von Teams, Confluence, Jira & Co. bei den Mitarbeitern* gegeben. Durch die Nutzung unserer eigenen Software, gab es auch im HR keine Einschränkungen. Härtetest bestanden. Unternehmen müssen sich im Bereich „Infrastruktur“ gut aufstellen.

2. Klare Richtlinien schaffen

Die Situation, dass die komplette Belegschaft dezentral arbeitet, war dennoch neu. Learning: klare Richtlinien als Orientierung schaffen. Beispielsweise: welche Technik sollen die Mitarbeiter* mit nach Hause nehmen, wo und wie werden Informationen erfasst, wie verhalten wir uns in Meetings (wann Video an, wann Mikro aus, …

3. Eigenständigkeit der Mitarbeiter fördern

Sind Mitarbeiter* in ihrem Arbeitsumfeld nur wenig Freiräume gewohnt, fällt es ihnen im Homeoffice schwerer in ihrem Rahmen selbstständig Entscheidungen zu treffen. Eine Unternehmenskultur, die die Eigenständigkeit der Mitarbeiter* fördert, erleichtert also immens die virtuelle Zusammenarbeit, in der Anleitung und in gewisser Weise auch Kontrolle durch Führungskräfte weniger präsent sind.

4. Flexibel sein

Meetings in diesen Zeiten laufen einfach anders, beispielsweise wenn die Kinder mal ins Meeting platzen. Hier darf man in der Erwartungshaltung flexibel und offen bleiben, um solche Situationen mit Humor zu meistern und dennoch zum gewünschten Ergebnis zu kommen.

Katja Kolb

Geschäftsführerin

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