New Work: Die Tür ist aufgeschlossen, aber noch nicht geöffnet

Foto: easySoft GmbH

Schon lange geistert der Begriff „New Work“ durch die Medien. Gemeint ist hochmodernes digital vernetztes Arbeiten. Im Lockdown erhielten wir einen Einblick, wie New Work funktionieren könnte. Denn viele Unternehmen verabschiedeten sich von einem auf den anderen Tag ins Homeoffice. Doch ist das wirklich schon mit New Work gleichzusetzen?

Viele Arbeitgeber wollen am Homeoffice festhalten

Weil die vernetzte Arbeit aus dem Homeoffice während des Lockdowns überraschend gut geklappt hat, ist die Euphorie vieler Arbeitgeber groß: Warum nicht einfach daran festhalten?

Die Allianz beispielsweise verlagerte während der Coronakrise 90 Prozent ihrer Arbeit ins Homeoffice und ist nun auf den Geschmack gekommen. Auf lange Sicht sollen 40 Prozent der Mitarbeiter dauerhaft von zu Hause arbeiten.
Auch bei Siemens frohlockt man „Home sweet Homeoffice“. Hier sollen die Mitarbeiter künftig an drei Tagen in der die Woche von zuhause aus arbeiten. Ähnliches ist auch aus dem Finanzsektor und vielen anderen Branchen zu hören. Die Frage ist nur: Sind alle Unternehmen wirklich schon so weit?

An der Schwelle zum New-Work-Zeitalter

Ohne jeden Zweifel vereint das Homeoffice viele Vorteile auf sich. Allem voran größere Flexibilität bei der Arbeitseinteilung, bessere Vereinbarkeit von Privatem und Beruf und nicht zuletzt die positivere Umweltbilanz, weil Pendeln überflüssig wird. Aber nicht nur den Arbeitnehmern kommt die Verlagerung der Arbeitsstätte entgegen, auch die Unternehmen profitieren. Weil sie Büroflächen abschaffen können, sparen sie Kosten für Gebäude und den individuellen Büroarbeitsplatz jedes Mitarbeiters.

Doch das Konzept New Work scheint in vielen Fällen noch nicht gänzlich zu Ende gedacht. Eine stark virtualisierte Arbeitswelt verlangt völlig andere Personalführungsstrukturen. Prozesse ändern sich grundlegend, wenn Face-to-Face-Meetings zunehmend entfallen. An ihre Stelle treten Videokonferenzen. Doch diese sind keinesfalls mit dem derzeit in vielen Unternehmen üblichen Open-Door-Management zu vergleichen – die virtuelle Tür steht nicht immer offen. Stattdessen müssen Videokonferenzen strategisch geplant werden.

Nicht nur das kann herausfordernd sein. Auch die Art und Weise der Kommunikation ist anders als in Präsenzmeetings – gerade, wenn mehrere Teammitglieder an einer Videokonferenz teilnehmen: Manchmal reden alle, manchmal herrscht das große Schweigen. Denn auf allen Seiten fehlt das nötige Wissen, mit dem Medium angemessen umzugehen. Entsprechend groß ist die Gefahr, dass man aus der Videokonferenz herausgeht und keiner so recht weiß, was er zu tun hat.

Mitarbeiter und Führungskräfte müssen passgenau entwickelt werden

Halten wir also fest: Damit New Work funktioniert, muss zunächst das Personal darauf vorbereitet und entsprechend entwickelt werden. Führungskräfte sehen der Herausforderung entgegen, virtuelle Teams zu führen und den Austausch zu strukturieren. Gleichzeitig müssen Arbeitnehmer lernen, selbstständiger zu arbeiten.

Wenn sich klassische Teamstrukturen zunehmend in den virtuellen Raum verlagern, muss der Einzelne immer öfter eigenständige Entscheidungen treffen. Er kann sich nicht immer bei der Führungskraft absichern, die früher im Nebenraum saß. Für dieses erhöhte Maß an Selbstständigkeit müssen die richtigen Skills ausgebildet werden – doch das geht nicht über Nacht.

Software zur Personalentwicklung

Hier kann eine Software zur Personalentwicklung sehr effizient dabei helfen, die richtigen Weichen zu stellen. Mit den passenden Tools lässt sich zum Beispiel ermitteln, wie hoch die Übereinstimmung des Mitarbeiterprofils mit den New-Work-Anforderungen des Unternehmens ist. Welche Kompetenzen der Mitarbeiter müssen konkret gefördert und gestärkt werden, welche sind bereits vorhanden? Diese Fragen lassen sich mit der richtigen Software in wenigen Klicks beantworten. Sie schlägt außerdem passgenaue Trainingsangebote vor, damit Arbeitnehmer gezielt für das New Work Zeitalter fit gemacht werden.

Mit den richtigen Tools lassen sich Kompetenzprofile analysieren und Kompetenzen gezielt entwickeln. Foto: easySoft GmbH

Doch die richtigen Skills alleine reichen nicht aus, um den Wandel von Old zu New Work zu meistern. Darüber hinaus ist innerhalb der einzelnen Fachbereiche das richtige IT-Equipment vonnöten, um effizient virtuell miteinander arbeiten zu können. Der Hintergrund: Um ihre Prozesse am Laufen zu halten, griffen viele Unternehmen in der Corona-Zeit auf Behelfstools zurück. Mit diesen konnte im Lockdown sicher einiges überbrückt werden, langfristig ersetzen sie aber eine dedizierte Software nicht, die für einen bestimmten Unternehmensbereich entwickelt wurde.

Das richtige IT-Equipment ist das A und O

Was das bedeutet, lässt sich leicht am Beispiel Bewerbermanagement erklären. Hier erleichtert die Software von easySoft die Abstimmung in einem virtuellen Recruiting-Team immens. Definieren Sie in der Software neue Stellen, legen Sie gemeinsam im Recruiting-Team alle Rahmendaten und Anforderungsprofile fest. Gestalten Sie interne und externe Stellenanzeigen ganz nach Ihren Wünschen und lassen diese von den Fachbereichen auf Knopfdruck freigeben.

Mithilfe einer Multiposting-Schnittstelle sind neue Jobangebote im Nu auf verschiedenen Jobbörsen verfügbar. Dabei ist eine zeitversetzte interne und externe Veröffentlichung der Stellenanzeigen ebenso transparent und einfach möglich, wie eine Bewertung der Bewerber innerhalb des Teams direkt im Tool. Damit entfallen zähe Abstimmungen per Telefon oder Videokonferenz, es gibt keine E-Mail-Fluten mehr, die den eigenen Posteingang verstopfen und die vorgesehenen Prozesse gehen deutlich effizienter von der Hand.

Mit der richtigen Software Prozesse komfortabel steuern

Um dem Recruiting-Team die Bewerberauswahl zu erleichtern, haben Talente schon im Bewerbungsprozess die Möglichkeit, eine Selbsteinschätzung zu hinterlegen. Das ermöglicht bereits beim Eingang der Bewerbung ein Ranking nach den Kriterien Ihres Unternehmens.

Dank modernster CV-Parsing-Technologie kann sich der Bewerber mit dem Upload seines PDF-Lebenslaufs bequem bewerben. Die Bewerberdaten werden in wenigen Sekunden automatisiert ausgelesen und dem Recruiting-Team in einer digitalen Bewerberakte zur Verfügung gestellt. Zugriff haben alle Berechtigten jederzeit – und von überall aus. Die Mitarbeiter der Fachbereiche können die Bewerber anschließend beurteilen und direkt in der Software ein offenes Feedback zu jedem Talent geben. Das erleichtert die virtuelle Abstimmung erheblich.

Die Entscheidung liegt bei den Unternehmen

Die genannten Beispiele sind nur ein kleiner Ausschnitt aller Möglichkeiten, die Unternehmen aktuell offenstehen. Die Palette an Lösungen und zukunftsfähigen Prozessen ist riesig, jetzt liegt es an den Führungskräften, ob sie die New Work Türe langfristig aufstoßen wollen – oder ob sie nach Corona wieder ins Schloss fällt.

Benjamin Kuttler
Personalleiter at easySoft GmbH

Benjamin Kuttler ist Personalleiter der easySoft GmbH. Bei seiner Arbeit setzt er die hauseigenen Softwarelösungen für Personalentwicklung und Bewerbermanagement täglich ein. Vor seiner Zeit bei easySoft untersuchte er als Berater für Personalentwicklung in seinem Buch „Das Geheimnis der Champions“ das Talentmanagement der weltweit erfolgreichsten Unternehmen.

Benjamin Kuttler

Benjamin Kuttler ist Personalleiter der easySoft GmbH. Bei seiner Arbeit setzt er die hauseigenen Softwarelösungen für Personalentwicklung und Bewerbermanagement täglich ein. Vor seiner Zeit bei easySoft untersuchte er als Berater für Personalentwicklung in seinem Buch „Das Geheimnis der Champions“ das Talentmanagement der weltweit erfolgreichsten Unternehmen.